Attaché(e) de Direction

Notre entreprise KUBA est membre du groupe ICM Mobility qui révolutionne les systèmes billettiques depuis plus de 30 ans. Nos solutions billettiques ont été déployées dans plus de 100 villes à travers le monde. Depuis 35 ans, le groupe ICM Mobility se concentre sur les solutions billettiques. Depuis le début, nous sommes passionnés par l'amélioration du trajet des passagers. Nous avons été à la pointe de l'évolution de la billettique et, à mesure que l'industrie évolue vers des systèmes CBT, nous continuons d'innover et de diriger la conception, la mise en œuvre et l'exploitation de ces solutions avancées. Chez KUBA, nous pensons que la billettique doit être fiable, simple et sécurisée. C’est pourquoi nous proposons du Ticketing-as-a-Service (TaaS). La plate-forme simplifiée, efficace et évolutive de KUBA offre une solution moderne à un problème traditionnel. Notre gamme de systèmes Plug and Play est déployée en quelques semaines et évolue parfaitement avec les besoins changeants des opérateurs. Avec des clients à travers le monde et des bureaux à Londres, Johannesburg, Rome et Besançon, nous sommes une entreprise internationale avec une véritable vision globale. Descriptif du poste L’attaché(e) de direction a comme interlocuteurs réguliers les cadres stratégiques de l’entreprise. Il/Elle assiste les managers afin d’optimiser la gestion de leur activité (emplois du temps, agenda, déplacements, préparation de réunions…). Il/Elle panifie les rendez-vous, le planning des collaborateurs et gère les appels. L’attaché(e) de direction a comme tâche également de prendre en charge le suivi de dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, …). Il/Elle organise et coordonne les informations et les actions internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. L’attaché(e) de direction est chargé(e) du management de projets établis par sa direction ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, réunions, salons…). Il/Elle est aussi le véritable bras droit du Directeur Général. Il/Elle assure de façon autonome le suivi de la gestion administrative courante. Missions principales Assistance auprès de la Direction Générale : Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Assure la prise en charge et le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques. Téléphone & Réception : Gestion des appels téléphoniques et du courrier entrant. Déplacements & Réservations diverses : Gestion des déplacements et réservations d’hôtel et de transport (train, avion, voiture), en respectant les procédures internes. Réservations des taxis, restaurants, conférences téléphoniques, salles de réunion. Gestion de la flotte de véhicules Kuba (révisions, réparations, suivi des kilomètres, etc…). Tâches Administratives : Assistance administrative générale suivant les instructions de votre responsable hiérarchique. Traduction de documents (Français-Anglais). Commande de fournitures de bureau, gestion du stock existant et anticipation des événements spéciaux, approvisionnement en boissons, gâteaux, café, pour réception clients. Service lors de réception clients. Veille à l’entretien des imprimantes, photocopieuses, machines à café et fontaines. Gestion des salles de réunions et de la zone d’accueil. Gestion des bâtiments : Suivi administratif du bâtiment de Kuba. Mise à jour et suivi du fichier dédié aux incidents survenus sur nos bâtiments sur Google Drive afin de centraliser et de gérer toutes les réclamations et/ou dysfonctionnements liés à nos bâtiments. Mise en place des interventions pour résoudre ces incidents et/ou dysfonctionnements. Compétences essentielles : Rigueur, organisation et ténacité Bon relationnel et sens du service Polyvalence et réactivité Efficacité, diplomatie et discrétion Compétences communicatives verbales et écrites. Bilingue Français / Anglais. Compétences techniques d’organisation